Handelsregisterauszug online bestellen

Viele stellen sich die Frage, wo man einen Handelsregisterauszug online bestellen kann. Zunächst sollte geklärt werden, was überhaupt ein Handelsregisterauszug ist?  Der Handelsregisterauszug ist ein vom Handelsregister bereitgestelltes Dokument. Dieses Dokument beinhaltet je nach Art des Dokuments Angaben über den Firmennamen, die Firmenanschrift, etwaige vertretungsberechtigte Personen, wie den Geschäftsführer, den Prokuristen, aber auch über das vorhandene Stammkapital einer Gesellschaft. Das Handelsregister ermöglicht es somit sämtlichen Personen, firmenrelevante Informationen über Unternehmen einzusehen und schützt alle Beteiligte vor Irrtürmern. Es gibt unterschiedliche Arten von Dokumenten die zur Verfügung gestellt werden. Der aktuelle Handelsregisterauszug , den chronologischen- und den historischen Handelsregisterauszug, die Liste der Gesellschafter, den Gesellschaftervertrag und die Unternehmensträgerdaten. 

Im allgemeinen oder geschäftlichen Sprachgebrauch werden unterschiedliche Bezeichnungen verwendet. Banken und Versicherungsgesellschaften sprechen richtigerweise vom „Handelsregisterauszug“ oder „Auszug aus dem Handelsregister“. Andere bezeichnen den Handelsregisterauszug oftmals nur als „hr-Auszug“ oder wünschen eine Firmenauskunft.

Die sog. „Auszüge aus dem Handelsregister“ werden, wie der Name schon sagt, beim Handelsregister geführt. Das Handelsregister ist ein öffentliches Register. Das Handelsregister wird in elektronischer Form geführt, sodass die vorbezeichneten Handelsregisterauszüge online bestellt werden können. Nach dem Gesetz über Kosten in Angelegenheiten der Justizverwaltung werden für Abrufe aus dem Handelsregister Gebühren erhoben. In einigen Foren und Artikeln im Web kann nachgelesen werden, dass der Handelsregisterauszug kostenlos – online – bestellt werden kann und demnach allen kostenlos zur Verfügung gestellt wird, was jedoch nicht den Tatsachen entspricht. Das Handelsregister ist kein kostenloses Register. Es kann jedoch damit hergeleitet werden, dass Handelsregisterbekanntmachungen kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Bei der Handelsregisterbekanntmachungen handelt es sich um eine einfache Veröffentlichung einer Tatsache oder Information, welches beim Handelsregister hinterlegt worden ist. Zum Beispiel bei einem Firmenumzug oder einem Wechsel des Geschäftsführers. Diese notwendigen Bekanntmachungen werden tatsächlich kostenlos online bereitgestellt. Es ist aber nicht mit einem Handelsregisterauszug zu verwechseln. Wenn Sie als Geschäftsführer einer GmbH oder als Inhaber eines e.K. mit einem Unternehmen in Geschäftsbeziehung treten möchten oder einen Vertrag abschließen möchten, erwartet der Geschäftspartner von Ihnen einen Legitimationsnachweis. Diesen erwarten die Geschäftspartner in Form eines „aktuellen Handelsregisterauszugs“. Denn: Bei einem aktuellen Handelsregisterauszug handelt es sich um derzeitige Informationen die zum Zeitpunkt des Abrufs „tatsächlich“ beim Handelsregister so hinterlegt sind. Dies können z.B. die aktuelle Firmenanschrift oder der aktuelle Geschäftsführer sein. Falls Sie jedoch nur prüfen möchten, ob z.B. Ihre Geschäftsanschrift bereits im Handelsregister eingetragen ist, können Sie diese Handelsregisterbekanntmachung – kostenlos – im Handelsregister einsehen. Sollten Sie jedoch einem Geschäftspartner den Nachweis erbringen, dass Sie Gesellschafter einer GmbH sind, wird im diesem Fall in der Regel die Liste der Gesellschafter angefordert, da bei den einfachen Handelsregisterbekanntmachungen die Gesellschafterliste nicht hinterlegt ist. In einem solchen Fall müssten Sie die Gesellschafterliste aus dem Handelsregister anfordern.

Es steht Ihnen auch frei nach Firmen im Handelsregister zu suchen. Sie benötigen in der Regel nur den Firmennamen. Oder Sie lassen nach einer Firma suchen, um z.B. eine ladungsfähige Anschrift zu ermitteln oder den Geschäftsführer ausfindig zu machen.  

Das elektronische Handelsregister ermöglicht es Ihnen somit u.a. auch den Geschäftsführer einer Gesellschaft ausfindig zu machen. Sämtlich relevante Eintragungen die im Handelsregister hinterlegt sind wie auch der Gesellschaftervertrag können so problemlos online bestellt bzw. angefordert werden.

Es kann vorkommen, dass unter der von Ihnen gesuchten Firma gleichnamige Firmen im Handelsregister eingetragen sind. Demnach ist es sinnvoll und in besonderen Fällen auch notwendig die Handelsregisternummer bei der Suche anzugeben. Die Handelsregisternummer ist eine vom Handelsregister vergebene Nummer. Mithilfe dieser HR-Nummer ist es sodann einfacher, das von Ihnen gesuchte Unternehmen zu finden. Die Handelsregisternummer ist sogar eine Pflichtangabe iSd TMG und gehört auf alle Geschäftsbriefe. Ebenso ist die Handelsregisternummer zwingend im Impressum anzugeben. Sollte die Handelsregisternummer im Impressum nicht hinterlegt werden, könnte dies eine kostenpflichtige Abmahnung zur Folge haben (OLG München – Urteil vom 01.10.2009, Az. 29 U 2298/09). Die Handelsregisternummer wird mitunter auch  Registernummer oder HR- Nummer, HRA Nummer oder HRB Nummer genannt. Allerdings ist zu beachten:

Bei der HRA und HRB Bezeichnung handelt es sich um zwei unterschiedliche Angaben. Das Handelsregister ist in den vorbezeichneten Abteilungen A und B unterteilt.

Die A Abteilung dient den Einzelkaufleuten und den Personengesellschaften.

Als Einzelkaufmann wird der Inhaber eines Handelsgewerbes bezeichnet. Demnach ist Kaufmann, wer ein Handelsgewerbe betreibt (§ 1 Abs. 1 Handelsgesetzbuch – HBG). Also ist die Voraussetzung für die Eigenschaft als Kaufmann der Betrieb eines Gewerbes. Ein Gewerbe ist eine erkennbare planmäßige und auf Dauer angelegte, selbstständige, auf einen Gewinn gezielte Tätigkeit. Hiervon ausgenommen sind die sog. Freiberufler: Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Zahnärzte, Ärzte, Wissenschaftler und Künstler (nicht abschließend – hiervon kann abgewichen werden).   

Personengesellschaften sind die GbR, die OHG und die Kommanditgesellschaft.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist ein Zusammenschluss von – mindestens – zwei Gesellschaftern. Ein Gesellschaftervertrag ist hierzu nicht erforderlich. Sollte ein Gesellschafter ausschieden, wird die GbR aufgelöst. Nachteil dieser Personengesellschaft ist die Haftung. Die Gesellschafter haften mit ihrem Gesamtvermögen. Allerdings kann eine GbR nicht in dieser Form ins Handelsregister eingetragen werden. Will nun die GbR sich ins Handelsregister eintragen lassen, kann dies nur erfolgen, wenn die Gesellschaft als OHG in das Handelsregister eingetragen wird. Im gesamten Geschäftsverkehr muss die GbR sodann – mit der Eintragung ins Handelsregister – als OHG auftreten. Es steht der Gesellschaft also frei sich ins Handelsregister eintragen zu lassen – wenn es sich um eine GbR handelt.

Die OHG (Offene Handelsgesellschaft) ist eine Gesellschaft, dessen Gesellschafter unbeschränkt zur Haftung gezogen werden können. Der Zweck einer OHG ist auf den Betrieb eines Handelsgewerbes gerichtet (§ 105 Abs. 1 HGB). Die Gesellschafter einer OHG können sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen sein. Folgende Angaben müssen bei einer OHG zum Handelsregister angemeldet werden:

Eine Neugründung einer OHG (§ 106 HGB), die Verlegung des Firmensitzes (§ 107 HGB), das Erlöschen (§ 157 HGB), Änderungen zur Vertretungsmacht (§ 107 HGB) oder beim Ausscheiden eines Gesellschafters (§143 Abs. 2 HGB)  muss ebenfalls eine Anmeldung beim Handelsregister erfolgen. Auch im Bereich der Insolvenz sind Eintragungen beim Handelsregister durchzuführen (vgl. z.B. § 144 HGB).

Die Kommanditgesellschaft gleicht dem Grunde nach der OHG. Einzig die  Gesellschafter machen den Unterschied: Zu einem der Kommanditist und zu anderen der Komplementär.

Die B Abteilung (HRB) dient den Kapitalgesellschaften wie der GmbH, der UG, der AG.

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung wird als Gesellschaft im Handelsregister Abteilung B eingetragen (§ 3 Abs. 3 HRV) und wird zur juristischen Person mit der Eintragung im Handelsregister. Diese Gründung und Anmeldung zum Handelsregister muss durch eine öffentliche Stelle (Notar) beurkundet werden. Erst durch diese notarielle Beurkundung und der Eintragung in das Handelsregister entsteht die GmbH. Es besteht sogar gemäß § 7 Abs. 1, 78 GmbHG die Verpflichtung – für die Geschäftsführer – zur Anmeldung ins Handelsregister. Zu beachten gilt: Der Geschäftsführer einer GmbH muss nicht der Gesellschafter sein. Es gibt auch die Möglichkeit eine dritte Person – natürliche Person die unbeschränkt geschäftsfähig sein muss – als Geschäftsführer zu bestellen (sog. Fremdgeschäftsführer).

Neben EU- Bürgern können auch Personen aus Drittstaaten – also ausländische Staatsangehörige – Geschäftsführer einer GmbH werden.  Hier stellt sich allerdings die Frage, ob ein Drittstaatsangehöriger – also ein ausländischer Staatsangehöriger der nicht EU- Bürger ist und somit zur Einreise ein Visum benötigt – die Möglichkeit haben muss stets in die Bundesrepublik Deutschland einreisen zu können. Seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (kurz: MoMiG) kann nicht mehr verlangt werden, dass einem Geschäftsführer einer GmbH die jederzeitige Einreise möglich sein muss. Dies bestätigt sich auch dadurch, dass nach § 4a GmbH eine deutsche GmbH den Sitz ihrer Verwaltung auch in das Ausland verlegen kann.  Es ist demnach einem ausländischen Staatsangehörigen erlaubt in Deutschland Geschäftsführer einer GmbH zu werden (OLG München: Beschluss v. 17.12.2009 – 31 Wx 142/09).

Eine Eintragung der Gesellschafter erfolgt nicht im Handelsregister. Allerdings, werden im Handelsregister neben den aktuellen Handelsregisterauszug, den chronologischen Handelsregisterauszug und den historischen Handelsregisterauszug auch die Liste der Gesellschafter und der Gesellschaftervertrag hinterlegt bzw. durch den Notar eingereicht. Es ist sodann möglich, online die Liste der Gesellschafter oder den Gesellschaftervertrag aus dem Handelsregister zu bestellen bzw. anzufordern. Selbiges gilt auch für die Unternehmensgesellschaft (also die UG) bekannt als Mini-GmbH und zum größten Teil auch für die AG.

Bei den vorliegenden Gesellschaften ist es von großer Bedeutung wie die Gesellschaft aufgebaut ist. Diese und weitere Informationen, die für den Geschäftsverkehr essentiell sind, werden im Handelsregister eingetragen und können von jedermann dort eingesehen oder abgerufen werden. Bei den wichtigen Informationen wie den aktuellen Stand einer Gesellschaft ist ein aktueller Handelsregisterauszug zu empfehlen. Sollten Informationen von Bedeutung sein, die die Gesellschafter oder Geschäftsführer betreffen wie: die Namen der Gesellschafter oder etwaige Vor-Geschäftsführer oder Vor-Gesellschafter, können diese Informationen über den Chronologischen Handelsregisterauszug erlangt werden. Auch ist es möglich ältere Gesellschafterverträge über das Handelsregister online zu bestellen. Die Änderungen, die sodann vom Notar beim Registergereicht angemeldet und dann im Handelsregister hinterlegt werden, werden teilweise online bekannt gemacht.

Wenn in Deutschland ansässige Gesellschaften mit ausländischen Firmen zusammenarbeiten, benötigen die ausländischen Gesellschaften oder Behörden einen Legitimationsnachweis. Da ist in der Regel ein einfacher Handelsregisterauszug, z.B. der aktuelle Handelsregisterauszug, der Ihnen in elektronischer Form (PDF) zur Verfügung gestellt wird, nicht ausreichend. Oftmals benötigen ausländische Gesellschaften, Behörden oder auch die Banken einen Handelsregisterauszug in beglaubigter Form. Von beglaubigter Form wird gesprochen, wenn der von Ihnen benötigte Handelsregisterauszug, sei es der aktuelle Handelsregisterauszug oder auch er Gesellschaftervertrag amtliche beglaubigt wird. Diese Form der Beglaubigung wird auch in Deutschland bei einigen Geschäften benötigt. Zwar ist auf dem Handelsregisterauszug ein Datum des Abrufs hinterlegt. Einige Behörden und Firmen in Deutschland bestehen aber auf eine beglaubigte Form des Handelsregisterauszugs. Mit dieser amtlichen Beglaubigung eines aktuellen Handelsregisterauszugs wird durch die Behörde bestätigt, dass der in einfacher Form (PDF-Dokument) ausgestellte Auszug inhaltlich mit dem Originaldokument identisch ist, also bei dem Auszug aus dem Handelsregister, dass die Angaben wie sie vorliegen, so im Handelsregister eingetragen sind.

Eine weitere Besonderheit in Bezug auf das Ausland liegt darin,  dass neben der amtlichen Beglaubigung eine Legalisation des Handelsregisterauszugs erforderlich ist. Die Legalisation wird durch den Konsularbeamten des Staates vorgenommen, in dem der Handelsregisterauszug verwendet werde soll. Dadurch werden die Echtheit und die Befugnis des Ausstellers bestätigt. Da dieses Verfahren aufwendig und zeitintensiv gewesen ist, haben einige Länder bei der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht das Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisierung beschlossen (HCCH). Bei dieser Konferenz wurde eine vereinfachte Beglaubigungsform – die Apostille – beschlossen. Durch die „Haager Apostille“ haben die Unterzeichner des Übereinkommens beschlossen, dass öffentliche Urkunden (auch ein Handelsregisterauszug) von der diplomatischen oder konsularischen Legalisation zu befreien. Die Apostille wird auf der Urkunde, also dem Handelsregisterauszug selbst, oder auf einem mit ihr verbundenem Blatt angebracht. Die Überschrift der Apostille muss in französischer Sprache abgefasst sein (PDF). Kurgefasst kann gesagt werden, dass eine  Apostille ein von der zuständigen Behörde verwendeter offizieller Stempel ist, wodurch die Echtheit und insbesondere die Rechtsgültigkeit – Ihres Handelsregisterauszugs oder sonstigen Dokuments bzw. Urkunde – bestätigt werden. Eine offizielle Liste der Länder die diese Übereinkommen  unterzeichnet haben finden sie unter hcch.net. Deutschland hat das Übereinkommen unterzeichnet und gleichzeitig auch ratifiziert (BGBL.II 1965 S. 876). 

Wenn Sie Ihren Handelsregisterauszug anfordern, können Sie gleichzeitig die amtliche Beglaubigung mit anschließender Apostille bestellen. Es steht Ihnen frei, den von Ihnen benötigten Auszug aus dem Handelsregister beim zuständigen Gericht vor Ort persönlich abzuholen. Hierzu müssen Sie die Öffnungszeiten bzw. Sprechzeiten der Behörde – Registergerichte – beachten. Alternativ können Sie Ihren Auszug aus dem Handelsregister online bestellen. Auch die Apostille und die amtliche Beglaubigung des Handelsregisterauszugs können Sie online anfordern. Falls Sie z.B. einen aktuellen Handelsregisterauszug benötigen aber Ihre Handelsregisternummer unbekannt ist, können wir auch ohne diese Handelsregisternummer Ihren bestellen.

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